Unter Online-Meetings sind Telefonkonferenzen, Videokonferenzen, Webinare und weitere Online-Veranstaltungsformate zu verstehen. Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Online-Meeting-Software „Zoom“ bzw. „Microsoft Teams“ informieren.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist das Leibniz-Institut für Bildungsverläufe (LIfBi).

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die bei ihm stattfindende Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.

Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben. Sollten Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version, die Sie auf der Website von Zoom finden, nutzbar.

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams können Sie auch einfach per Link im Browser teilnehmen.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool von Zoom bzw. Microsoft Teams, um Online-Meetings durchzuführen. Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., Microsoft Teams ein Service der Microsoft Corporation. Beide Firmen haben ihren Sitz in den USA.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom bzw. Microsoft Teams werden verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen und welche Funktionen Sie nutzen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zu Ihrer Person: Vorname (ggf. optional), Nachname (ggf. optional), Telefonnummer (optional), E-Mailadresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), IP-Adressen der Teilnehmenden, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden

Video-, Audio-, Textdaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können das Mikrofon oder die Kamera jederzeit über die Applikationen stummstellen bzw. abschalten.

Einige der genannten Daten sind zur Durchführung eines Online-Meetings erforderlich. Ohne die Mitteilung der zur Durchführung eines Online-Meetings benötigten Daten können Sie an dem Online-Meeting nicht teilnehmen. Die Mitteilung anderer Daten ist optional, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services erforderlich sein. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und gleichem Umfang wie üblich durchführen können.

Umfang der Verarbeitung

Die genannten Daten werden zur Durchführung des Online-Meetings verarbeitet. Im Falle einer beabsichtigten Aufzeichnung des Online-Meetings, werden wir Ihnen das vorab mitteilen und Ihre Einwilligung einholen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem angezeigt. Sollte die Protokollierung der Ergebnisse eines Online-Meetings erforderlich sein, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung die gestellten Fragen der Teilnehmenden weiterverarbeiten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlagen für die beschriebenen Datenverarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, soweit Sie diese gesondert erteilt haben, z.B. bei Aufzeichnungen), Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit Sie in einem Arbeitsverhältnis zu uns stehen oder sich bei uns beworben haben) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Online-Meetings durchzuführen und diese effizient zu gestalten, soweit Sie Teilnehmende eines Online-Meetings sind, ohne zugleich in einem Arbeitsverhältnis zu uns zu stehen oder sich bei uns beworben zu haben). Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Empfangende der Daten/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen an Kolleginnen und Kollegen, Partnerinnen und Partner, Interessenten oder Dritte zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der jeweilige Anbieter erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Die o.g. Daten werden von Zoom-Video-Kommunikation, Inc., 55 Almaden Blvd. Zimmer 600, San Jose, CA 95113, USA bzw. Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA verarbeitet und dabei in die USA übermittelt. Die USA erreichen nicht das europäische Datenschutzniveau. Trotz Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages (Art. 28 DSGVO) und von EU-Standarddatenschutzklauseln können unzulässige Datenexporte, eine nur eingeschränkte Datenlöschung und die nicht transparente Einbindung von Subunternehmern nicht ausgeschlossen werden.

Alle zentral einstellbaren Konfigurationsmöglichkeiten zugunsten des Datenschutzes werden von uns vorgenommen. Darüber hinaus ist es auch Ihnen möglich, individuelle datenschutzgerechte Konfigurationen vorzunehmen. Planen Sie dafür vor dem Meeting etwas Zeit ein.

Löschung der Daten

Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten bei LIfBi gelöscht, sobald sie für den Zweck, zu dem wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind. Im Fall von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgt die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht. Wenn Sie sich bei einem der Anbieter als Nutzende oder Nutzender registriert haben, können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei diesem gespeichert werden.

Weitere Informationen zum Datenschutz und zu Ihren Rechten erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.